Esta Dirección se encarga de planificar, dirigir,  y controlar el uso eficiente de los recursos  económicos – financieros de la Universidad.

FUNCIONES:

  • Programar, organizar, dirigir y supervisar la ejecución del sistema financiero de la Universidad.
  • Elaborar y Controlar la ejecución Presupuestaria.
  • Manejar el flujo de efectivo de la PUCE-SI
  • Formular políticas y mecanismos para la adecuada administración de los sistemas contable, financiero y de caja.
  • Dirigir y coordinar la ejecución presupuestaria, contabilidad y administración de caja.
  • Vigilar la aplicación correcta del control interno dentro de la administración financiera.
  • Controlar la correcta custodia, uso y registro de los recursos financieros de la Universidad, conforme a las disposiciones legales establecidas para el efecto.
  • Dirigir y supervisar la correcta aplicación del sistema contable de conformidad con lo establecido en los PCGA,  las NEC y las NIC.
  • Proponer e incorporar mejoras en los sistemas y procedimientos de ejecución y control de la administración financiera institucional.
  • Elaborar en colaboración con el jefe de Presupuestos la proforma presupuestaria anual de la Universidad.
  • Organizar, ejecutar y controlar el sistema de recaudación, recepción y custodia de los fondos, valores y especies valoradas y títulos a favor de la Universidad.
  • Efectuar análisis financieros para sugerir y aplicar mejoras en la gestión financiera de la Universidad.

 

Dentro de esta dirección se encuentran los siguientes departamentos:

Este departamento se encarga de organizar y desarrollar un sistema contable integrado, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y las disposiciones legales vigentes de modo que las autoridades de la universidad dispongan de información contable y oportuna para la toma de decisiones de carácter administrativo financiero.

FUNCIONES:

  • Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos contables establecidos en el plan de cuentas.
  • Coordinar las actividades contables con las personas que están vinculadas tanto en Contabilidad, Tesorería y Recursos Humanos.
  • Revisión y legalización de justificativos, previa la verificación en las partidas respectivas para el registro contable y elaboración del comprobante de pago correspondiente.
  • Organizar y mantener actualizado el sistema automatizado de contabilidad.
  • Realizar simulaciones financieras para casos específicos.
  • Elaborar periódicamente Estados Financieros y otros estudios contables y someterlos al visto bueno del Director Financiero para el trámite pertinente posterior.
  • Colaborar con la auditoría interna y la Dirección Financiera.
  • Sugerir al departamento financiero la implementación de mejoras a los sistemas y procedimientos contables en vigencia.
  • Control de cuentas por pagar, para establecer los pagos respectivos.
  • Creación de cuentas para el plan.
  • Elaboración de informes económicos – financieros de acuerdo a solicitudes de los diferentes departamentos.
  • Revisión y elaboración de impuestos mensualmente, y anualmente.
  • Revisión y presentación de solicitudes devoluciones de IVA al SRI.
  • Endosar notas de crédito en la página web del SRI por recuperación de IVA.

Organización, planificación, supervisión y ejecución de análisis presupuestario y financiero.

FUNCIONES:

  • Elaborar el presupuesto anual para la Sede.
  • Realizar un seguimiento del presupuesto aprobado.
  • Asignar a las cuentas o partidas presupuestarias correspondientes las cantidades aprobadas.
  • Realizar el seguimiento permanente de los gastos operacionales y de los proyectos.
  • Sumillar o autorizar las erogaciones de DINERO que constan en las diferentes asignaciones.
  • Presentar informes anuales de variaciones de gastos e inversiones.
  • Actualizar y elaborar informes de la gestión financiera, ante el requerimiento del CONESUP, CONEA, Institucionales y otras dependencias que requieran de la información.
  • Colaborar con los requerimientos de la Dirección Financiera.

La Tesorería de la Sede trabaja en la supervisión y ejecución de labores de pagos, recaudaciones y otras actividades financieras.

FUNCIONES:

  • Organizar y supervisar el funcionamiento del sistema de recaudación, recepción, custodia de fondos, valores, títulos y garantías.
  • Ingresar en el Sistema Financiero, varios rubros para las recaudaciones de cursos abiertos y otros aranceles universitarios, con la cuenta contable que proporcione la Contadora de la Sede.
  • Configurar costos en el Sistema Académico, para el proceso de matrículas.
  • Facturar y controlar los ingresos por concepto de venta de servicios, matrículas, créditos académicos, aranceles Universitarios y otros, de acuerdo con los procedimientos de la PUCE Sede Ibarra.
  • Depositar y controlar  que los valores monetarios sean realizados al siguiente día de la recaudación en las cuentas de la Sede.
  • Revisar y controlar la cuenta recaudaciones.
  • Realizar la impresión diaria del resumen contable de ingresos y cierres de caja.
  • Entregar los informes diarios de cierres de caja por concepto de ingresos, adjuntando las papeleras de depósito al departamento de contabilidad.
  • Custodiar los documentos que respaldan las cuentas por cobrar estudiantes.
  • Coordinar la gestión de cobro de cuentas vencidas (estudiantes y otras).
  • Informar los saldos de las cuentas por cobrar estudiantes a: Dirección Financiera,  Secretaría General, Dirección de Estudiantes.
  • Recepción y pago de facturas a proveedores,  aplicando el sistema Cash Management.
  • Recepción y pago de facturas a proveedores, anticipos de sueldo, servicios básicos, IESS, etc.  con cheque bancario.
  • Recepción y pago de nómina del personal docente y administrativo, aplicando el sistema Cash Management.
  • Entregar semanalmente informes de comprobantes de pago al Departamento de Contabilidad.
  • Informar las transferencias bancarias de la cuenta subvención del Estado a: Dirección Financiera, Contabilidad y Presupuestos.
  • Informar al departamento de contabilidad las notas de débito y crédito de los estados de cuenta bancarios, vía correo electrónico.
  • Entregar las facturas de los pagos de tarjetas de crédito, copias de Certificados de Depósito a Plazo,  estados de cuenta al departamento contable, mediante memorando.
  • Enviar vía correo electrónico el primer día laborable  los estados de cuenta bancarios al departamento de contabilidad.
  • Realizar las renovaciones, inclusiones, exclusiones y reclamos de siniestros de los bienes de la institución.
  • Preparar informes mensuales sobre las ventas para la declaración de impuestos.
  • Administrar el fondo rotativo.
  • Contabilizar los egresos del fondo rotativo al sistema financiero.
  • Presentar informes diarios al Director Financiero de: INVERSIONES FINANCIERAS en Certificados de Depósitos a Plazo y saldos de cuentas bancarias.
  • Solicitar cotizaciones de tasas de interés en Certificados de Depósitos a Plazo, a los bancos para informar: Director Financiero, Jefa de Presupuestos para la toma de decisiones en  inversiones financieras.
  • Preparar actas de respaldo en la toma de decisión de: cancelación, renovación de los Certificados de Depósito a Plazo.
  • Realizar oficios a los bancos para proceder a: cancelaciones, renovaciones en INVERSIONES FINANCIERAS.
  • Entregar informes de la nómina de cursos abiertos si lo solicitan las diferentes dependencias.
  • Presentar informes de valores por carrera.
  • Realizar otras actividades  que le sean encomendadas por  el jefe inmediato.

El departamento de Adquisiciones de la Sede se encarga administrar y  supervisar la adquisición de suministros, materiales y bienes en general, a través de compra local e importación, de las diferentes unidades de la universidad  de acuerdo Procedimiento que regula el proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios dentro de la PUCE-SI

FUNCIONES

  • Receptar las solicitudes de orden de compra.
  • Cotizar ordenes de compras
  • Informe cotización
  • Realizar adquisiciones de bienes y servicios una vez aprobada la orden por el departamento de presupuesto.
  • Entregar lo solicitado mediante un acta entrega – recepción, o Acta de Activo Fijo.
  • Despacho de documentación para pagos a proveedores a Contabilidad
  • Coordina y supervisar los servicios de transporte y mantenimiento del parque automotor de la Universidad.
  • Realizar el trámite de la Matrícula de los vehículos.
  • Receptar solicitudes de vehículos
  • Elaboración de listado de pagos a proveedores.